Wenn der Geschäftskunde den Nachweis anfordert

Vertreiber:innen dürfen eine Verpackung erst bereitstellen, wenn sie sich vergewissert haben, dass die Hersteller:in im Herstellerregister eingetragen ist, dass die Verpackung ordnungsgemäß gekennzeichnet ist und dass Erzeuger:in beziehungsweise Importeur:in ihre Kennzeichnungspflichten erfüllt haben — insbesondere Identifikationsnummer sowie Name und Anschrift auf der Verpackung.

Bestehen Zweifel an einem dieser Punkte, sieht die Verordnung vor, dass die Verpackung nicht bereitgestellt wird, bevor der Mangel behoben ist. Das ist der Grund, warum Fragebögen aus dem Einkauf kommen.

Eine Pflicht der Vertreiber:in, die technische Dokumentation selbst zu prüfen, sieht die Verordnung nicht vor. In der Praxis fordern Handelspartner dennoch häufig mehr an, als sie prüfen müssen — Materialangaben, Angaben zur Recyclingfähigkeit, die Bestätigung, dass eine technische Dokumentation vorliegt, oft in einem eigenen Formular.

Das ist zulässig: Was über die Verordnung hinausgeht, ist Sache des Vertrags zwischen den Beteiligten.

Verzögerungen entstehen selten an der Verordnung, sondern an der Datenlage. Angaben liegen in Mails, Spezifikationen und Tabellen verteilt, ohne gemeinsame Zuordnung zum Verpackungstyp. Wird derselbe Nachweis ein halbes Jahr später erneut angefordert, beginnt die Sammlung von vorn.

Eine geführte Dokumentation macht aus der Anfrage einen Auszug aus einem bestehenden Stand statt einer Recherche.

Die eigenen Angaben zu Kennzeichnung, Identifikationsnummer sowie Name und Anschrift, den Eintrag im Herstellerregister und die Unterlagen je Verpackungstyp mit Datum. Damit lassen sich die drei Punkte, auf die es dem Handelspartner rechtlich ankommt, ohne Rückfrage belegen.